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[hemmerling] Finance 2/2 - Income Excess Calculation & Tax Returns for Small Business in Germany

Tax Prepayments ( "Steuervorauszahlungen für Kleingewerbe" )

Tax Returns for Small Business ( "Einkommenssteuererklärung für Kleingewerbe" )

Bank Account

Employees

Self-employed with 1 Bank Account

    • “Obwohl für Freiberufler und Kleinunternehmer kein Geschäftskonto vorgeschrieben ist, nutzen viele ihr Privatkonto geschäftlich, was bei der Steuerabsetzung von Kontogebühren zu Problemen führen kann”.
    • “Ein Wort der Warnung für Unternehmer und Freiberufler, die ihre privaten Girokonten als kostenfreie Onlinekonten nutzen: Wenn keine Kontoführungsgebühren anfallen, dürfen diese auch nicht angegeben werden! Eine falsche Angabe, selbst über scheinbar geringfügige 16 EUR, kann bei einer Überprüfung als Betrug gewertet werden”.
    • “Kontoführungsgebühren”.
      • “Kleinunternehmer - Bei ausschließlicher geschäftlicher Nutzung können die Kontoführungsgebühren vollständig als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
      • “Selbstständige und Freiberufler - Kontoführungsgebühren sind als Betriebsausgaben absetzbar. Bei Nutzung eines privaten Kontos für geschäftliche Zwecke müssen Einnahmen und Ausgaben separat aufgeschlüsselt werden, und es können nur anteilige Kosten abgesetzt werden. Eine strikte Trennung der Konten ist ratsam”.
    • “Die Kontogebühren für Geschäftskonten gehören in die Zeile 51 der EÜR. Den Privatanteil bei gemischt genutzten Konten trägt man dann in Zeile 20 ein. Bei reinen Geschäftskonten entfällt der private Kostenanteil natürlich”.
  • My conclusion: Without separate business bank account, the bank account costs are just “Werbungskosten” :-(.

Self-employed with extra Business Bank Account

    • “Als Selbstständiger mit einem getrennten Geschäftskonto kannst du die Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben geltend machen. Das bedeutet, du kannst fast die gesamten Kontoführungsgebühren absetzen – nicht nur eine Pauschale von 16 Euro”.
    • “Selbstständige und Freiberufler können die Kontoführungsgebühren in der Einkommensteuererklärung absetzen, indem sie die Kosten in der Anlage EÜR, unter 'Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben' eintragen”.
  • The costs for the business account are proportional to the number of months. Example: Start of business 2023-07, i.e. 6/12 * annual bank account fees = 6/12 * 16 EUR.

Costs

Special monthly financial Expenses ( "Sonderausgaben" )

Precautionary Expenses ( "Vorsorgeaufwendungen" )
    • “Vorsorgeaufwendungen sind Ausgaben, mit denen Sie für Ihre Zukunft vorsorgen. Die Vorsorgeaufwendungen gliedern sich in Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und sonstige Versicherungen”.
    • “Für Vorsorgeaufwendungen gilt der Sonderausgaben-Pauschbetrag nicht. Diese gehören nicht zu den unbeschränkt abziehbaren Sonderausgaben, sondern sind nur bis zu einem Höchstbetrag abziehbar”.
  • Examples:
    • Illness insurance ( “Krankenversicherung” ).
    • State pension insurance ( “Rentenversicherung” ).
Some other special monthly financial Expenses

Extraordinary Loads ( "Aussergewöhnliche Belastungen )

  • Costs for medicines, medical devices and medical treatments that are not covered by health insurance.

Resources

Office used for Business in a private Apartment

Internet / Mobile / Telephone

Smartphone, Notebook Computer

Travel

Austria

  • Szabo & Partner Steuerberatung GmbH​ "Öffi-Ticket als Betriebsausgabe", 2022-08 - Austria: “Rückwirkend mit Jahresanfang 2022 können 50 Prozent der Kosten für Wochen-, Monats- oder Jahreskarten für Massenbeförderungsmittel abgesetzt werden, wenn es sich um eine nicht übertragbare Zeitkarte handelt und wenn die betriebliche Nutzung glaubhaft gemacht wird”.

Germany

    • “Wenn Du an mehreren Orten arbeitest, sollte Dein Arbeitgeber einen davon als Deine 'erste Tätigkeitsstätte' festlegen. Fahrten zu anderen Arbeitsorten kannst Du als Dienstreise abrechnen – das heißt, Du kannst Hin- und Rückfahrt für die Steu­er­er­klä­rung ansetzen”.
    • “Werden für die Fahrten öffentliche Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn bzw. Taxis genutzt, dann können auch diese Kosten geltend gemacht werden”.
    • “Ja, wird das 49 Euro Ticket dafür genutzt, dass der Arbeitnehmer in die Arbeit gelangt, so kann es in der Steuererklärung im Rahmen der Werbungskosten angesetzt werden. Achtung! Hier ist es allerdings immer sinnvoll auch die Entfernungspauschale auszurechnen und die Höhere Summe in der Einkommensteuererklärung geltend zu machen”.
    • “Was ist nicht in der Kilometerpauschale enthalten? Die Kilometerpauschale enthält nicht den Weg zur Arbeit, also zur ersten Tätigkeitsstätte. Dieser wird über die Entfernungspauschale ausgeglichen”.
    • “Entfernungspauschale für den Arbeitsweg. Während die Kilometerpauschale nur für Dienstreisen mit dem privaten Pkw gilt und sowohl für die Hinfahrt als auch für Rückfahrt angesetzt werden kann, deckt die Entfernungspauschale einen anderen Bereich ab: Erstattungsfähig ist die einfache Wegstrecke (Hin- oder Rückweg) vom Wohnort zum Arbeitsplatz. Das Transportmittel spielt dabei keine Rolle: Die Entfernungspauschale wird gezahlt, egal ob Arbeitnehmer den Arbeitsweg mit dem Auto, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegen. Wichtig: Die Entfernungspauschale richtet sich nach der kürzesten Wegstrecke, nicht nach den tatsächlich zurückgelegten Kilometern”.
    • “Für welche Wege gilt die Kilometerpauschale? Die Kilometerpauschale gilt für alle Wege, die Sie für eine Auswärtstätigkeit zurücklegen. Also: Wege zu Konferenzen, Messen, Kongressen, Seminaren, Fortbildungen, Kunden und anderen Unternehmensstandorten”.
    • “Pendlerpauschale (Entfernungspauschale). Gilt für Auto, ÖPNV, Fahrrad, Fußgänger. Kilometersatz bis 20 Kilometer: 30 Cent. Nur für einfache Wegstrecke. Berechnung nach kürzester Wegstrecke.

Income Excess Calculation ( "Einnahmenüberschussrechnung" / "EÜR" )

Bundesfinanzministerium - Official Documents & Websites

"Standardisierte Einnahmenüberschussrechnung" ( PDF )

Elster.de

Free Advices

    • Das offizielle Formular “Standardisierte Einnahmenüberschussrechnung nach §60 Abs. 4 EstDV; Anlage EÜR 2022” enthält folgende Anlagen:
      1. Anlage EÜR 2022.
      2. Anlage AVEÜR.
      3. Anlage SZ.
    • Für die meisten Kleingewerbetreibenden und Freiberufler sind die Anlagen EÜR, AVEÜR und SZ am wichtigsten.
    • “Für Betriebseinnahmen und -ausgaben ist das Datum der tatsächlichen Zahlung entscheidend, nicht das Datum der Rechnungsstellung. Die Methode basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 Einkommensteuergesetz. Es geht um die im Wirtschaftsjahr tatsächlich geleisteten und erhaltenen Zahlungen”.
    • “Eine Sonderregelung gilt für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, dazu zählt beispielsweise die gezahlte Miete: Finden die Einnahmen oder Ausgaben innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem 31. Dezember statt, werden sie auch dem jeweiligen Wirtschaftsjahr zugeordnet”.
    • “Hinweis: Ausnahmen sind zu beachten, dazu gehören zum Beispiel das Anlagevermögen und bei Wertpapieren das Umlaufvermögen. Dennoch gehört ein laufendes Verzeichnis über das Anlage- und zum Umlaufvermögen in die EÜR”.
    • In einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem der Geldfluss stattgefunden hat bzw. stattfindet:
      • bei EC- oder Kreditkartenzahlung ist es der Tag der Zahlung bzw. Abbuchung.
      • bei Überweisungen ist der Tag der Abbuchung oder Gutschrift relevant.

Examples & Hands On Tutorials

Software Tools

EÜR-Rechner Praxishandbuch Buchführung & Steuern

JES / OpenOffice-EÜR

Resources

Retention Obligations, Retention Periods ( "Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen" )

Resources

 
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