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[hemmerling] Finance 2/2 - Income Excess Calculation & Tax Returns for Small Business in Germany

Tax Return & Tax Return Attachments

    1. Erklärungen.
      1. EST 1 A – Einkommensteuererklärung (Mantelbogen) für unbeschränkt steuerpflichtige Personen.
      2. ( Umsatzsteuererklärung ).
    2. Anlagen
      1. Anlage AV – Altersvorsorgebeiträge als Sonderausgaben nach § 10a EStG.
      2. Anlage KAP – Einkünfte aus Kapitalvermögen.
      3. Anlage N – Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit.
      4. Anlage SO – Sonstige Einkünfte ⇒ Rente!
      5. ?? Sonderausgaben ??
      6. ?? Aussergewöhnliche Belastungen ??
    3. Anlagen Gewerbebetrieb. Anlage G ist für Gewerbetreibende. Die Anlage S in der Steuererklärung bezieht sich auf Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, ist also für Freiberufler oder sonstige selbstständige Berufe gedacht.
      1. Anlage G – Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb.
      2. ( Anlage S – Einkünfte aus selbständiger Arbeit ).
      3. Anlage ER – Anlage ER zur Einnahmenüberschussrechnung.
      4. Anlage EÜR – Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.
      5. Anlage SE – Anlage SE zur Einnahmenüberschussrechnung.

Tax Prepayments ( "Steuervorauszahlungen für Kleingewerbe" )

Tax Returns for Small Business ( "Einkommenssteuererklärung für Kleingewerbe" )

Bank Account

Employees

Self-employed with 1 Bank Account

    • “Obwohl für Freiberufler und Kleinunternehmer kein Geschäftskonto vorgeschrieben ist, nutzen viele ihr Privatkonto geschäftlich, was bei der Steuerabsetzung von Kontogebühren zu Problemen führen kann”.
    • “Ein Wort der Warnung für Unternehmer und Freiberufler, die ihre privaten Girokonten als kostenfreie Onlinekonten nutzen: Wenn keine Kontoführungsgebühren anfallen, dürfen diese auch nicht angegeben werden! Eine falsche Angabe, selbst über scheinbar geringfügige 16 EUR, kann bei einer Überprüfung als Betrug gewertet werden”.
    • “Kontoführungsgebühren”.
      • “Kleinunternehmer - Bei ausschließlicher geschäftlicher Nutzung können die Kontoführungsgebühren vollständig als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
      • “Selbstständige und Freiberufler - Kontoführungsgebühren sind als Betriebsausgaben absetzbar. Bei Nutzung eines privaten Kontos für geschäftliche Zwecke müssen Einnahmen und Ausgaben separat aufgeschlüsselt werden, und es können nur anteilige Kosten abgesetzt werden. Eine strikte Trennung der Konten ist ratsam”.
    • “Die Kontogebühren für Geschäftskonten gehören in die Zeile 51 der EÜR. Den Privatanteil bei gemischt genutzten Konten trägt man dann in Zeile 20 ein. Bei reinen Geschäftskonten entfällt der private Kostenanteil natürlich”.
  • My conclusion: Without separate business bank account, the bank account costs are just “Werbungskosten” :-(.

Self-employed with extra Business Bank Account

    • “Als Selbstständiger mit einem getrennten Geschäftskonto kannst du die Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben geltend machen. Das bedeutet, du kannst fast die gesamten Kontoführungsgebühren absetzen – nicht nur eine Pauschale von 16 Euro”.
    • “Selbstständige und Freiberufler können die Kontoführungsgebühren in der Einkommensteuererklärung absetzen, indem sie die Kosten in der Anlage EÜR, unter 'Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben' eintragen”.
  • The costs for the business account are proportional to the number of months. Example: Start of business 2023-07, i.e. 6/12 * annual bank account fees = 6/12 * 16 EUR.

Church Tax

Costs

Special monthly financial Expenses ( "Sonderausgaben" )

Precautionary Expenses ( "Vorsorgeaufwendungen" )
    • “Vorsorgeaufwendungen sind Ausgaben, mit denen Sie für Ihre Zukunft vorsorgen. Die Vorsorgeaufwendungen gliedern sich in Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und sonstige Versicherungen”.
    • “Für Vorsorgeaufwendungen gilt der Sonderausgaben-Pauschbetrag nicht. Diese gehören nicht zu den unbeschränkt abziehbaren Sonderausgaben, sondern sind nur bis zu einem Höchstbetrag abziehbar”.
  • Examples:
    • Illness insurance ( “Krankenversicherung” ).
    • State pension insurance ( “Rentenversicherung” ).
  • Important: These pension expenses are not linked to self-employment status, i.e. not to the income surplus calculation ( “Einnahmen-Überschuss-Rechnung” ).
    • Example: If a taxpayer was already a voluntary member of a health insurance company before becoming self-employed and remains a voluntary member as a self-employed person, the entire annual contribution for pension expenses must of course be stated in the tax return for the first year of self-employment, not just the part of the pension expenses during self-employment.
Some other special monthly financial Expenses

Extraordinary Loads vs. Reasonable Burden

Extraordinary Loads ( "Aussergewöhnliche Belastungen" )
Reasonable Burden ( Zumutbare Belastung )
    • “Die Höhe der Zumutbaren Belastung ist nicht pauschal, sondern von Person zu Person unterschiedlich. Je nach Lebenssituation liegt sie zwischen 1 und 7 Prozent des Gesamtbetrags deiner/eurer Einkünfte”.
    • “Wichtig für die Berechnung der zumutbaren Eigenbelastung: Das Finanzamt kalkuliert deine zumutbare Belastungsgrenze stufenweise”.
    • “So wird die zumutbare Eigenbelastung berechnet”:
      1. “Habt Ihr Kinder?”.
      2. “Wie seid Ihr veranlagt?” ⇒ “Einzelveranlagung” ( = single ) ⇒ “bis 15.340 EUR = 5%”.
    • “Gesamtbetrag der Einkünfte” + “Kinder” ⇒ “Die zumutbare Belastung beträgt”.
    • Berechnung der zumutbaren Belastung. Vom GdE-Anteil bis 15340 € 5 %.
    • “Berechnung der zumutbaren Belastung.
      • Vom GdE-Anteil bis 15340 € 5 %: XXX EUR.
      • Vom GdE-Anteil über 15340 € bis 51130 € 6 %: YYY EUR.
      • Zumutbare Belastung (gerundet): XXX+YYY €
Reasonable Burden ( Zumutbare Belastung ) II
    • Von der Summe Ihrer außergewöhnlichen Belastungen allgemeiner Art (z.B. Krankheitskosten, Beerdigungskosten, Unterhaltskosten, Pflegekosten) zieht das Finanzamt automatisch die so genannte zumutbare Belastung ab.

Getting Gifts

    • “1. Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde beziehungsweise Nichtarbeitnehmer”.
      • “a) auf der Seite des Zuwendenden Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftsfreunde, Kunden und weitere nicht eigene Arbeitnehmer können nur bis zur Höhe von zusammengerechnet 35 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden”.
      • “b) auf der Seite des Zuwendungsempfängers. Oberhalb der Zehn-Euro-Grenze sind die Zuwendungen grundsätzlich als geldwerte Vorteile zu versteuern”.

Internet / Mobile / Telephone

Travel Expenses ( "Reisekosten" ) & Additional Meal Expenses ( "Verpflegungsmehraufwand" )

Office used for Business in a private Apartment

Conditions and restrictions that the tax office accepts a "business room" ( "Arbeitszimmer" ) in the private self-owned apartment / condominium for self-employed people

  1. Room size < 20% of the apartment.
  2. No furnitures in the room, which are used privately ( guest bed !!, wardrobe, dining table, home electronics like TV, stereo amplifier radio system ( sound system )...

Resources

    • “Bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern stellt das Arbeitszimmer einen sonstigen selbstständigen Gebäudeteil und damit ein eigenes Wirtschaftsgut dar, das zusammen mit dem anteiligen Grund und Boden grundsätzlich zum Betriebsvermögen gehört. Der gewerblich oder freiberuflich genutzte Gebäudeteil einschließlich des anteiligen Grund und Bodens muss nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden, wenn der Wert (Verkehrswert) nicht mehr als 20 % des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 EUR beträgt”.
    • “Welche Kosten für das Arbeitszimmer kann ich steuerlich geltend machen? Die auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten (z. B. Miete, Wasser, Versicherungen etc.) können nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche (einschließlich Arbeitszimmer) aufgeteilt und steuerlich geltend gemacht werden”.
    • “Wenn Sie als Unternehmer in Ihren Büroräumen tätig oder bei Kunden vor Ort sind, ist der Betriebsausgabenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich ausgeschlossen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG)”.
    • ” Achtung Steuerfalle: Gilt nur bei Eigentum und nur bei Unternehmern. Ist Ihr Arbeitszimmer Bestandteil eines Hauses oder einer Wohnung, die Ihr Eigentum, also nicht gemietet ist, beachten Sie Folgendes: Wenn das Arbeitszimmer mehr als 20.500 Euro wert ist UND gleichzeitig 20 % des gesamten Hauses/Grundstücks ausmacht, dann müssen Sie dies in Ihr Betriebsvermögen einlegen. Anschließend ist das Arbeitszimmer steuerverhaftet. Das heißt: Bei Verkauf der Immobilie oder Aufgabe des Betriebs müssen die stillen Reserven aufgedeckt und versteuert werden. Sollten Sie davon betroffen sein, besprechen Sie das Thema am besten mit Ihrer Steuerfachkraft”.
    • “Welche Voraussetzungen muss ein Raum erfüllen, um ihn als häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können? Auf die Ausstattung kommt es an: Um ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können, spielt es eine wichtige Rolle, welche Einrichtung sich im entsprechenden Zimmer befindet. Schließlich soll es in erster Linie beruflichen Zwecken dienen. Private Gegenstände aller Art (Sportgeräte, Kinderspielsachen, Unterhaltungselektronik etc.) sowie nutzungsfremde Möbel ( Bett, Kleiderschrank, Esstisch usw. ) sollten am besten draußen bleiben”.
    • “Arbeitnehmer: Möchten Beschäftigte ihr Arbeitszimmer steuerlich im Rahmen der Einkommensteuererklärung absetzen, handelt es sich in diesem Fall immer um Werbungskosten. Die entsprechenden Kosten werden im Rahmen der Lohnsteuererklärung in der dafür vorgesehenen Anlage N eingetragen. Als Arbeitsmittel können Angestellte ihr Büro zu Hause nur absetzen, wenn der Privatnutzungswert von zehn Prozent nicht überschritten wird”.
    • “Selbstständige: Wer selbstständig ist und bei der Berechnung der Steuer sein Arbeitszimmer absetzen möchte, macht den Raum für die Betriebsausgaben geltend. Die entstandenen Kosten werden für Selbstständige außerdem unbeschränkt abgezogen. Dies umfasst nicht nur die Nutzungsaufwendungen, sondern auch die Einrichtung sowie Büroutensilien aller Art, die zu den Betriebskosten gehören. Das Arbeitszimmer wird nur dann vom Betriebsvermögen ausgeklammert, wenn der Marktwert der Fläche, die betrieblich genutzt wird, nicht mehr als 20 Prozent des Gesamtwerts der Immobilie ausmacht und sich maximal auf 20.500 Euro beläuft”.
    • Arbeitsort – das dürfen Selbständige von der Steuer absetzen
      • Arbeitszimmer absetzen. Nutzen Selbständige zu Hause einen Raum, der ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird, dürfen entweder die kompletten Arbeitszimmerkosten steuerlich abgesetzt werden (Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der Tätigkeit) oder ein Pauschbetrag von bis zu 1.260 Euro im Jahr (kein anderer Arbeitsplatz für Büroarbeiten vorhanden). Wichtig: Die Arbeitszimmerkosten sind getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.
      • Homeoffice-Pauschale. Wer kein Arbeitszimmer nutzt, sondern seine Büroarbeiten in der Arbeitsecke im Wohnzimmer oder am Küchentisch erledigt, kann die Homeoffice-Pauschale steuerlich absetzen. Hier gibt es unter bestimmten Voraussetzungen 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. Der Clou: Tatsächliche Kosten müssen nicht nachgewiesen werden.

Internet Domain & Website

Smartphone, Notebook Computer

    • Welche Berufsgruppen können das Smartphone absetzen? Auch die Zugehörigkeit zu bestimmten Berufsgruppen kann das Finanzamt überzeugen. Denn manche Berufe bringen es mit sich, dass ein Smartphone notwendig ist. Zu den Berufsgruppen, die gute Aussichten darauf haben, dass sie ihr Smartphone von der Steuer absetzen können gehören:
      • Außendienstmitarbeiter
      • Wenn Du zu einer dieser Berufsgruppen gehörst, dann kannst Du bis zu 50 Prozent Deiner Ausgaben für das Smartphone von der Steuer absetzen. Für die Anerkennung kannst Du Deiner Steuererklärung ein Schreiben beilegen. In diesem beschreibst Du den Einsatz Deines Smartphones für die Arbeit.
    • Wie gelingt die steuerliche Absetzung bei Selbständigen?
      • Selbständige haben gute Chancen, ihr Handy zu 100 Prozent von der Steuer abzusetzen. Der maximale Anteil ist vollständig absetzbar, wenn Du das Handy ausschließlich beruflich einsetzt. Daher kann sich für Freiberufler der Kauf eines zweiten privaten Handys lohnen. Grundsätzlich können Selbständige ihr Smartphone als Betriebsausgabe geltend machen.
    • “Smartphone als Betriebsausgaben geltend machen (SKR03). Sind die Anschaffungskosten eines Smartphones niedriger als 250€, ist es sogar noch einfacher, dieses als Aufwand geltend zu machen. Es geht als Betriebsausgabe sofort erfolgswirksam in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ein und muss nicht wie ein GWG auf einem separaten Konto erfasst werden (§6 Abs. 2 EStG)”.
    • Handy absetzen von der Steuer – So geht’s! Wenn das Handy auch privat genutzt wird.
      • Sie setzen die Anschaffungs- und laufenden Kosten einfach zu 50 Prozent ab. Das Finanzamt geht dann einfach davon aus, dass Sie das Handy zur Hälfte privat und zur anderen Hälfte beruflich nutzen und verlangt darüber in der Regel auch keine weiteren Nachweise.
      • Sie können auch den exakten beruflichen Nutzungsanteil geltend machen”.
    • Anschaffungskosten: Wie oft kann man ein Smartphone von der Steuer absetzen?
      • Haben Sie für Ihr Handy nicht mehr als 800 € netto plus 19 % Mehrwertsteuer (952 € brutto) ausgegeben, können Sie den Anschaffungspreis in voller Höhe in Ihrer Steuererklärung absetzen. Der Gesetzgeber spricht hier von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG).
      • War das Smartphone teurer, werden die Kosten auf die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt.
        • Laut der Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter, kurz AfA-Tabelle, des Bundesministeriums für Finanzen, beträgt die Nutzungsdauer eines Smartphones fünf Jahre.
        • Bei der Abschreibung müssen Sie darauf achten, die Kosten monatsgenau zu berechnen. Haben Sie das Smartphone im September des laufenden Kalenderjahrs gekauft, dürfen Sie nur die Kosten für die verbleibenden vier Monate ansetzen.
    • “Der Bundesfinanzhof hat aber in einem Urteil entschieden, dass bei einer gemischten Nutzung folgende pauschalierende Aufteilung angenommen werden darf: 50 Prozent betrieblich, 50 Prozent privat”.

Travel

Austria

  • Szabo & Partner Steuerberatung GmbH​ "Öffi-Ticket als Betriebsausgabe", 2022-08 - Austria: “Rückwirkend mit Jahresanfang 2022 können 50 Prozent der Kosten für Wochen-, Monats- oder Jahreskarten für Massenbeförderungsmittel abgesetzt werden, wenn es sich um eine nicht übertragbare Zeitkarte handelt und wenn die betriebliche Nutzung glaubhaft gemacht wird”.

Germany

    • “Wenn Du an mehreren Orten arbeitest, sollte Dein Arbeitgeber einen davon als Deine 'erste Tätigkeitsstätte' festlegen. Fahrten zu anderen Arbeitsorten kannst Du als Dienstreise abrechnen – das heißt, Du kannst Hin- und Rückfahrt für die Steu­er­er­klä­rung ansetzen”.
    • “Werden für die Fahrten öffentliche Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn bzw. Taxis genutzt, dann können auch diese Kosten geltend gemacht werden”.
    • Sind Sie selbständig tätig und nutzen das Deutschlandticket, ist es möglich, dieses von der Steuer abzusetzen. Da das Deutschlandticket zu den Betriebsausgaben zählt, können Sie es als solche in Ihrer jährlichen Steuererklärung geltend machen und Ihre ausstehende Steuerlast reduzieren.
      • Pendlerpauschale oder Ticketkosten absetzen?
        • Um zu entscheiden, ob Sie als selbstständiger Unternehmer oder Freiberufler die Pendlerpauschale oder die Ticketkosten als Betriebsausgaben absetzen sollen, lohnt es sich, auszurechnen welche Kosten höher ausfallen.
    • “Ja, wird das 49 Euro Ticket dafür genutzt, dass der Arbeitnehmer in die Arbeit gelangt, so kann es in der Steuererklärung im Rahmen der Werbungskosten angesetzt werden. Achtung! Hier ist es allerdings immer sinnvoll auch die Entfernungspauschale auszurechnen und die Höhere Summe in der Einkommensteuererklärung geltend zu machen”.
    • “Was ist nicht in der Kilometerpauschale enthalten? Die Kilometerpauschale enthält nicht den Weg zur Arbeit, also zur ersten Tätigkeitsstätte. Dieser wird über die Entfernungspauschale ausgeglichen”.
    • “Entfernungspauschale für den Arbeitsweg. Während die Kilometerpauschale nur für Dienstreisen mit dem privaten Pkw gilt und sowohl für die Hinfahrt als auch für Rückfahrt angesetzt werden kann, deckt die Entfernungspauschale einen anderen Bereich ab: Erstattungsfähig ist die einfache Wegstrecke (Hin- oder Rückweg) vom Wohnort zum Arbeitsplatz. Das Transportmittel spielt dabei keine Rolle: Die Entfernungspauschale wird gezahlt, egal ob Arbeitnehmer den Arbeitsweg mit dem Auto, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegen. Wichtig: Die Entfernungspauschale richtet sich nach der kürzesten Wegstrecke, nicht nach den tatsächlich zurückgelegten Kilometern”.
    • “Für welche Wege gilt die Kilometerpauschale? Die Kilometerpauschale gilt für alle Wege, die Sie für eine Auswärtstätigkeit zurücklegen. Also: Wege zu Konferenzen, Messen, Kongressen, Seminaren, Fortbildungen, Kunden und anderen Unternehmensstandorten”.
    • “Pendlerpauschale (Entfernungspauschale). Gilt für Auto, ÖPNV, Fahrrad, Fußgänger. Kilometersatz bis 20 Kilometer: 30 Cent. Nur für einfache Wegstrecke. Berechnung nach kürzester Wegstrecke.

Income Excess Calculation ( "Einnahmenüberschussrechnung" / "EÜR" )

Bundesfinanzministerium - Official Documents & Websites

"Standardisierte Einnahmenüberschussrechnung" ( PDF )

Elster.de

Free Advices

    • Das offizielle Formular “Standardisierte Einnahmenüberschussrechnung nach §60 Abs. 4 EstDV; Anlage EÜR 2022” enthält folgende Anlagen:
      1. Anlage EÜR 2023.
      2. Anlage AVEÜR.
      3. Anlage SZ.
    • Für die meisten Kleingewerbetreibenden und Freiberufler sind die Anlagen EÜR, AVEÜR und SZ am wichtigsten.
    • “Für Betriebseinnahmen und -ausgaben ist das Datum der tatsächlichen Zahlung entscheidend, nicht das Datum der Rechnungsstellung. Die Methode basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 Einkommensteuergesetz. Es geht um die im Wirtschaftsjahr tatsächlich geleisteten und erhaltenen Zahlungen”.
    • “Eine Sonderregelung gilt für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, dazu zählt beispielsweise die gezahlte Miete: Finden die Einnahmen oder Ausgaben innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem 31. Dezember statt, werden sie auch dem jeweiligen Wirtschaftsjahr zugeordnet”.
    • “Hinweis: Ausnahmen sind zu beachten, dazu gehören zum Beispiel das Anlagevermögen und bei Wertpapieren das Umlaufvermögen. Dennoch gehört ein laufendes Verzeichnis über das Anlage- und zum Umlaufvermögen in die EÜR”.
    • In einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem der Geldfluss stattgefunden hat bzw. stattfindet:
      • bei EC- oder Kreditkartenzahlung ist es der Tag der Zahlung bzw. Abbuchung.
      • bei Überweisungen ist der Tag der Abbuchung oder Gutschrift relevant.

Examples & Hands On Tutorials

Software Tools

EÜR-Rechner Praxishandbuch Buchführung & Steuern

JES / OpenOffice-EÜR

Resources

Retention Obligations, Retention Periods ( "Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen" )

Resources

 
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