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[hemmerling] Small Business in Germany ( "Kleingewerbe" )

Startup

Business Registration @ Regulatory Office ( Gewerbeanmeldung )

Business Registration Process

    • “Der Beginn einer gewerblichen Tätigkeit ist nach § 14 der Gewerbeordnung vom Gewerbetreibenden im Ordnungsamt oder einem Bezirksamt anzuzeigen”.
        • “Wann werden Sie die Tätigkeit aufnehmen?” - “Sie können nur ein Datum angeben, welches bis zu sechs Wochen in der Zukunft liegt. Eine gewerbliche Tätigkeit ist gleichzeitig mit ihrem Beginn anzuzeigen”.
        • “Hinweis Bearbeitungsdauer und widerrechtliche Tätigkeit”.
          • “Ich wurde ausdrücklich darauf hingewiesen, dass vor Erteilung der Erlaubnis sowie Anmeldung des Gewerbes bei der zuständigen Stelle mit der Ausübung der Gewerbetätigkeiten nicht begonnen werden darf. Mit Bußgeld kann belegt werden, wer ohne die erforderliche Erlaubnis gewerblich tätig wird”.
          • “Ich bin gemäß § 41 Abs. 2a VwVfG NRW damit einverstanden, dass mir die zuständige Stelle den elektronischen Verwaltungsakt über das Wirtschafts-Service-Portal.NRW bekannt gibt” ⇒ No paper answer, you have to login to see the result!
          • “Hinweis Verwaltungsgebühr. Die Kosten richten sich nach der jeweiligen Verwaltungsgebührenordnung des Landes beziehungsweise nach den Gebührensatzungen der nach Landesrecht zuständigen Stellen. Gleichzeitig stimmen Sie der Gebührenfestsetzung und -zahlung im Rahmen eines elektronischen Bezahlsystems über das Wirtschafts-Service-Portal.NRW zu. Der Betrag wird an das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe geschickt und von dort aus an die zuständige Stelle weitergeleitet, bei der Sie Ihren Vorgang beantragt haben”.
        • “Bitte beachten Sie, dass eine Scheinselbstständigkeit vorliegen kann, wenn eine als selbstständig eingestufte Tätigkeit in Wirklichkeit einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis ähnelt. Dies kann dazu führen, dass sozialversicherungspflichtige Anforderungen umgangen werden und strafrechtliche Konsequenzen drohen. Weitere Informationen finden Sie hier”.
            • “Ein unabhängig Tätiger kann als Selbständiger mit einem Auftraggeber eingestuft werden. Er gilt zwar noch als selbständig, aber mit Einschränkungen. Wichtigste Folge: Seine Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung müssen vollständig von ihm gezahlt werden. Es besteht die Möglichkeit, sich auf Antrag von der Rentenversicherungspflicht innerhalb der ersten drei Jahre zu befreien”.
        • “Der Betrag ist über das elektronische Bezahlsystem ePayBL zu entrichten. Die Zahlung wird an das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe geschickt und von dort aus an die zuständige Stelle weitergeleitet, bei der Sie Ihren Antrag gestellt haben. Als Zahlungsverfahren stehen Giropay (Bezahlung über das Girokonto), Kreditkarte, PayPal und paydirekt zur Verfügung”.
          • Zuständige Stelle:
            • Ordnungsamt Geschäftsbereich Sicherheit, Ordnung, Gewerbe Abteilung Gewerberechtliche Verfahren
            • Strasse: Ravensberger Park
            • Hausnummer: 5
            • Plz: 33607
            • Ort: Bielefeld
            • Telefon: +49 521 51-0

Result I

  • Quick immediate E-Mail response by Wirtschafts-Service-Portal.NRW “Ihre Anzeige zur Gewerbeanmeldung ist im Wirtschafts-Service-Portal für NRW erfolgreich eingegangen und wurde an die zuständige Stelle weitergeleitet. Sie können ab sofort mit Ihrem Gewerbe starten.Die Empfangsbescheinigung Ihrer durchgeführten Gewerbeanmeldung ist mit dem sogenannten Gewerbeschein gleichzusetzen. Eine zusätzliche Bescheinigung durch die zuständige Behörde ist nicht notwendig”.
  • Wirtschafts-Service-Portal.NRW (WSP.NRW) "Anträge" - “Empfangsbescheinigung für Ihre Gewerbeanzeige”.

Businesses requiring Monitoring ( "Überwachungsbedürftige Gewerbe"), Trust Trade ( "Vertrauensgewerbe" )

Resources
How to apply to to operate Businesses which requiring Monitoring
  • You need to apply to the public order office ( “Ordnungsamt” / “Bürgerbüro” ) for
    • “Polizeiliches Führungszeugnis ( behördlich )”.
    • “Gewerbezentralregisterauszug ( behördlich )”.
      • ”[x] Führungszeugnis beantragen” ( Stadt Bielefeld "Führungszeugnis" ).
        Für Ihren Termin in der Bürgerberatung benötigen Sie folgende Unterlagen:
        * Antragstellung muss persönlich erfolgen
        * Personalausweis oder Reisepass
        * Bei erweiterten Führungszeugnissen zusätzlich die Bescheinigung, dass ein erweitertes Führungszeugnis benötigt wird.
        * Bei Führungszeugnissen zur Vorlage bei einer Behörde die Anschrift der Behörde, die das Führungszeugnis benötigt.
        Gebühr 13,00 EUR
      • ”[x] Gewerbezentralregisterauszug beantragen” ( Stadt Bielefeld "Gewerbezentralregister - Auszug beantragen" ).
        Für Ihren Termin in der Bürgerberatung benötigen Sie folgende Unterlagen:
        * Antragstellung muss persönlich erfolgen
        * Personalausweis oder Reisepass
        * Bei GZR-Anträgen für Firmen: Benennung der Rechtsform und Handelsregisterauszug
        Gebühr 13,00 EUR 
  • You will receive a receipt that you will send to the public order office as a supplement to your business registration :-).

Result II

  • In opposite to the online service, the local regulatory office ( German: “Ordungsamt” ) creates a paper version of the business registration ( German: “Gewerbeanmeldung” ).
  • If the “Ordnungsamt” asks to improve the “Gewerbeanmeldung”, i.e. by sending additional informations and document scans, you have still the chance to add additional business activities :-).

Resources

Content Creator
Distribution vs. Sales ( German: "Vertrieb" vs. "Verkauf" )
NACE
Privatquartiere
  • DE.Wikipedia "Private Zimmervermietung" - “Privatzimmer sind einzelne Räume des Hauses, die temporär als Fremdenzimmer zur Verfügung gestellt werden (etwa nur in der Sommer- oder Wintersaison), sonst aber wie jedes andere Zimmer genutzt sind, oder die extra für die Vermietung ausgebaut sind (Privatzimmer höherer Kategorien, etwa mit eigenem Bad)” ⇒ “Vermietung von Fremdenzimmern im Privathaushalt”.
Tertiärer Bildungsbereich

Business Registration & SEPA Direct Debit @ Finance Office

Business Registration @ Finance Office ( Finanzamt )

    • “Startseite des Formulars Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen”.
      • ”(Betriebs-)Steuernummer” - “Neue Steuernummer beantragen”.
      • A finance office staff member told me: If you have a personal tax number ( “persönliche Steuernummer” ), it has the form “XXX/2YYY/ZZZZ”. By becoming entrepreneur, your personal tax numbers will change, it will have the form “XXX/5YYY/ZZZZ”.
    • “3 - Bankverbindungen. Bitte das SEPA-Lastschriftmandat gesondert übermitteln”.
    • “6 - Bisherige persönliche Verhältnisse”.
      • (57) “Falls Sie in den letzten drei Jahren für Zwecke der Einkommensteuer steuerlich erfasst waren: ( Bundesland ) ( Steuernummer )”
        • Enter your personal tax number ( “persönliche Steuernummer” ), so that the finance office may replace it in your record by the new business tax number.
    • “7 - Angaben zum Unternehmen”.
      • “Art der Tätigkeit (genaue Bezeichnung des Gewerbezweiges)” - “Ihnen stehen noch 200 Zeichen zur Verfügung”.
      • “Bezeichnung des Unternehmens” - Must include the first + last name of entrepreneur in case of sole proprietor ( e.g. “Kleingewerbetrieb” ).
      • “Beginn der Tätigkeit (inklusive Vorbereitungshandlungen) (TT.MM.JJJJ)”.
      • “Betriebsart: In welchen Wirtschaftsbereich fällt Ihre Tätigkeit?” - “Handel, Handwerk, Industrie, Sonstige”.
    • “9 Betriebsstätten”.
      • If you operate your business just from your home, this sections remains blank.
    • “15 - Angaben zur Gewinnermittlung”.
      • “Gewinnermittlungsart” - “Einnahmeüberschussrechnung”.
      • “Liegt ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr vor?” - “Nein”.
    • “17 - Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer”.
      • “Zahl der Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfskräfte) insgesamt” = “0”.
    • “18 - Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer”.
      • “Es wurde ein Unternehmen oder ein in der Gliederung eines Unternehmens gesondert geführter Betrieb erworben” = “Nein”.
      • “Ich werde aktuell bei einem Finanzamt umsatzsteuerlich geführt” = “Nein”.
      • (130) “Summe der Umsätze (geschätzt)”.
        • “im Jahr der Betriebseröffnung (Euro)”.
        • “im Folgejahr”.
        • This MUST not left empty.
      • (133) “Zahllast / Überschuss (geschätzt)”.
        • Keep this blank if you apply for “Kleinunternehmer-Regelung”.
      • “Kleinunternehmer-Regelung”.
        • (131) ”[x] Der auf das Kalenderjahr hochgerechnete Gesamtumsatz wird die Grenze des § 19 Absatz 1 UStG voraussichtlich nicht überschreiten. Es wird die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch genommen. In Rechnungen wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen und es kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Hinweis: Angaben zu Zahllast/Überschuss und Soll-/Istversteuerung der Entgelte sind nicht erforderlich; Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind grundsätzlich nicht zu übermitteln”.
      • (133) “Zahllast / Überschuss (geschätzt)” - “Keine Angabe”.
        • Due to application for “Kleinunternehmer-Regelung”.
      • (144) “Es werden ganz oder teilweise steuerfreie Umsätze gemäß § 4 UStG ausgeführt” = “Nein”.
      • (145) “Es werden Umsätze ausgeführt, die ganz oder teilweise dem ermäßigten Steuersatz gemäß § 12 Absatz 2 UStG unterliegen” = “Nein”.
      • (146) “Es werden ganz oder teilweise Umsätze ausgeführt, die der Durchschnittssatzbesteuerung gemäß § 24 UStG unterliegen” = “Nein”.
      • (147) “Ich berechne die Umsatzsteuer nach” = “Keine Angabe”.
        • Due to application for “Kleinunternehmer-Regelung”.
      • (152) “Ich benötige eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für die Teilnahme am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr und/oder den Handel mit Waren über das Internet über eine/mehrere elektronische Schnittstelle(n) im Sinne des § 25e Absatz 5 UStG”.
    • “21 - Umsätze im Bereich des Handels mit Waren über das Internet”.
      • “Zum Nachweis der steuerlichen Registrierung gegenüber dem Betreiber der Schnittstelle benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer”.
      • (172) ”[x] Ich werde über eine/mehrere elektronische Schnittstelle(n) im Sinne des § 25e Absatz 5 UStG handeln. Eine elektronische Schnittstelle im Sinne des § 25e Absatz 5 UStG ist ein elektronischer Marktplatz, eine elektronische Plattform, ein elektronisches Portal oder Ähnliches”.
    • “22 - Gesondert einzureichende Unterlagen. Folgende Unterlagen werden gesondert übermittelt:”.
      • [x] Teilnahmeerklärung für das SEPA-Lastschriftverfahren.

SEPA Direct Debit @ Finance Office ( SEPA-Lastschriftverfahren @ Finanzamt )

  • After the financial office granted a business tax number, in addition to the personal tax number.
  • Finanzverwaltung NRW "Zahlungsverkehr" - “SEPA-Lastschriftverfahren. Hier gelangen Sie zum Vordruck”.
    • The PDF formular asks for the German business tax number ( ”(Betriebs-) Steuernummer” )!
    • A finance office staff member told me: If you have a personal tax number ( “persönliche Steuernummer” ) but not yet the business tax number ( ”(Betriebs)Steuernummer” ), name the personal tax number with a comment “Die neue (Betriebs)Steuernummer habe ich über den 'Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen' beantragt”.
    • The PDF formular must be printed on paper, signed with current date and signature, and passed to the responsible finance office.

VAT Identification Number ( "Umsatzsteuer-Identifikationsnummer" )

German Pension Insurance ( Deutsche Rentenversicherung )

The Pension Insurance

Principles

Activites
  • Activities are considered separately, i.e. in particular activities as a self-employed person ( i.e. “Consultant” ) and more craft activities ( “Software development” ). The categories of the business registration ( “Gewerbeanmeldung” ) are not relevant.
  • If you have 1 paying customer, you must name THIS customer and the self-employed service he is paying for. Nothing else!
Situation until / after the first tax notice ( "Steuerbescheid" )
  • The first-time entrepreneur may tell the pension insurance that he earns more than 520 EUR/m, or less. It is his solely decision.
  • After the frist tax notice, the pension insurance will decide whether either compulsory insurance ( > 520 EUR/m, but just 1 customer ), or not ( < 520 EUR, or more than 1 customer ).
Compulsory Insurance
  • If you as a start-up entrepreneur only have one client, you can have compulsory insurance.
  • However, the pension insurance does not repeatedly ask whether the start-up entrepreneur still only has 1 customer.
  • If you want to remain compulsorily insured as a start-up entrepreneur, you do not tell the pension insurance company.

​Pension Contribution Types

Mandatory Membership
Voluntary Membership
  • If the montly profit is less than 520 EUR/m, there is no pension fee, i.e. no contribution to the later pension.

Contact to the Pension Insurance Department "Self-Employment" for Region "Westfalen"

Application "V0050"

Application
Offical Answer of Deutsche Rentenkasse in case of Small Business Owner ( "Kleingewerbetreibender" )
  • Bescheid.
    • Sehr geehrter Herr ZZZ, ab dem XX.XX,2023 besteht Versicherungsfreiheit nach §5 Abs. 2 des Sozialgesetzbuchs - Sechstes Buch ( SGB VI ) in der gesetzlichen Rentenversicherung.
  • Begründung.
    • Nach § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI ssind selbstständig tätige Personen rentenversicherungspflichtig, die im Zusammenhang mit ihrer selbstständigen Tätigkeit regelmäßig keinen rentenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen sowie auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig werden ( Selbstständige mit einem Auftraggeber ).
    • Sie üben Ihr selbstsständige Tätigkeit seit dem XX.XX.2023 in geringfügigem Umfang aus. Es besteht daher Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 2 SGB VI in der gesetzlichen Rentenversicherung.
    • Die geringfügige selbstständige Tätigkeit führt zur Versicherungsfreiheit, wenn das Arbeitseinkommen aus einer selbstständigen Tätigkeit regelmäßig die zum 1. Januar eines jeden Jahres geltende monatliche Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt.
    • Mehrere geringfügige selbstständige Tätigkeiten sind zusammenzurechnen.
    • Ab dem 01.01.2023 beträgt die maßgebende monatliche Geringfügigkeitsgrenze 520.00 EUR.
    • Ihrem Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung für Selbstständige mit einem Auftraggeber kann zur Zeit nicht stattgegeben werden.
    • Eine Befreiung von der Versicherungspflicht ist nur möglich, wenn Sie eine selbstständige Tätigkeit ausüben, die zur Versicherungspflicht als Selbstständiger mit einem Auftraggeber nach § 2 Satz 1 Nr. 9 Sozialgesetzbuch -6.Buch- ( SGB VI ) führt.
    • Ihre Tätigkeit als Handelsvertreter erfüllt zwar die Voraussetzungen des § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI, Versicherungspflicht tritt jedoch nicht ein, da sie nur geringfügig ausgeübt wird und somit versicherungsfrei nach § 8 SGB VI ist.
    • Sobald Ihre monatlichen Einkünfte auf Dauer über 520 EUR liegen, können die Voraussetzungen für eine befristete Befreiung nach § 6 Absatz 1a Satz 1 Nr. 1 SGB VI geprüft werden. Gegebenenfalls bitten wir um eine entsprechende Mittelung.
  • Ihre Mitteilungspflicht.
    • Sie sind verpflichtet, uns unverzüglich zu benachrichtigen, wenn das Arbeitseinkommen aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit regelmäßig die zum 1. Januar eines jeden Jahres geltende monatliche Geringfügigkeitsgrenze übersteigt.
  • Hinweise.
    • Wir bitten Sie, uns jeden Wohnungswechsel bekannt zu geben.

Additional Formular "S8003"

Application "V0060"

Application "V0020"

Application "Antrag auf Feststellung des Erwerbsstatus" ( not suggested )

Early retirement ( "Frührente" )

    • “Wer 1964 oder später geboren wurde, kann abschlagsfrei mit 65 in Rente gehen”.
    • “Frührente ohne Abschläge – wer bekommt sie? Zu den Versicherungszeiten zählen die Zeiten, in denen man als Angestellter, Selbstständiger oder Mini-Jobber Pflichtbeiträge in die Rentenversicherung eingezahlt hat”.

Resources

Business Registration @ Chamber of Crafts & Chamber of Commerce and Industry ( Industrie- und Handelskammer ( IHK ), Handwerkskammer ( HK ) )

Business Registration @ Trade Association ( Berufsgenossenschaft )

Insurances for small Companies

Starting a business if you are unemployed without ALG I/II entitlement, in Germany

  • Business case:
    • An unemployed person without ALG I/II entitlement and without income registers a trade license ( “Gewerbeschein” ).
  • Consequences:
    • By that he automatically registers a main trade ( “Hauptgewerbe” ), not a secondary trade ( “Nebengewerbe” ), as he has no other income.
    • The registration of a main trade automatically leads to a deregistration from the employment service of the labour office ( “Agentur für Arbeit” ). He lost the status to be workless ( “arbeitslos” ).
    • It doesn't matter whether a small business ( “Kleingewerbe” ) or standard business is registered, as for unemployed person without ALG I/II entitlement and without income, the trade income is the only income, so it is the major income automatically.
  • The basis for the deregistration from the employment office is not the working hours in the entire calendar year, but within the calendar week.
  • If the trade license is withdrawn by the entrepreneur, he might register again at the labour office, to apply for the status beeing workless.

Support

Literature

  • VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG "Gratis E-Book Gewerbeanmeldung" ( kleinunternehmer-info.de ) ( PDF ) - “Kleinunternehmerregelung: So entscheiden Sie sich richtig”.
      • This document does not refer exacatly to the ELSTER website. The author talks about lines ( “Zeilen” ) of a physical paper / PDF document, the current website uses consequent numbers to sign items.
        • PDF#3 ”In die Zeile 2 tragen Sie Ihre Steuernummer ein, sofern Sie bereits eine haben. Dies kann die Steuernummer sein, die Sie für Ihre bereits abgegebenen Einkommensteuererklärungen erhalten haben” - FALSE :-(.
        • PDF#6 “Wichtig: Als Selbstständiger müssen Sie Vorauszahlungen auf Ihre voraussichtliche Einkommensteuerschuld leisten, wenn die Steuerschuld im Jahr voraussichtlich mindestens 400 EUR beträgt”.
        • PDF#6
          • “Steuermindernd wirken sich Sonderausgaben wie Beiträge zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung oder Pflegeversicherung aus”.
          • “Erzielen Sie oder Ihr Partner im Gründungsjahr oder im Jahr danach Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, hat Ihr Arbeitgeber Lohnsteuer einbehalten. Diese Beträge gehören in die Zeile 118 'Steuerabzugsbeträge'”.
    • wirtschaftswissen.de "EÜR" (PDF ) - “Einnahme-Überschuss-Rechnung”.

Forums, Newsgroups

Invoice, Bill, Bill Number

Bill Number

Accomodation Invoices

  • Booking.com:
    • “Ihr Beleg wird automatisch erstellt. Dies ist ein Transaktionsbeleg – er kann nicht verwendet werden, um die Mehrwertsteuer zurückzufordern. Bitte beachten Sie, dass dies keine Rechnung ist. Nur die Unterkunft kann eine gültige Rechnung für steuerliche Zwecke ausstellen”.
    • Beispiel: “Zu Ihrer Rechnung: Booking.com hat 3.86 EUR dieser Buchung bezahlt. Wenn Sie eine Rechnung von der Unterkunft erhalten, ist diesre Betrag nicht aufgeführt. Sie sehen dann einen Gesamtpreis von 59.44 EUR. Sie können die Rechnung der Unterkunft und die Buchungsbestätigung von Booking.com für Steuer- und Geschäftszwecke verwenden”.

Billing / Invoices for Travel Ticket Subscriptions

  • At the end of the year, you should ask DB Bahn to send you an invoice for the past year.
  • DB Bahn "Aboportal" - “Rechnung”.
      • “Deutschland-Ticket Abonummer: XXX, Reisender: YYY ZZZZZ”.
      • “Jahr der Abrechnung”: 2023.
      • “Bitte schicken Sie mir die Rechnung an folgende E‑Mail-Adresse”.

General Resources

Resources


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